Het belangrijk(st)e programma dat op elke Mac staat en dat veel te weinig aandacht krijgt, is by far de Contacten-app. En dat is heel jammer. Voor veel mensen is het niet meer dan een telefoon- of emaillijstje, maar dat klopt helemaal niet. De Contacten-app is DE centrale database van jouw mensen in je Apple omgeving. De Contacten-app speelt een belangrijke centrale rol op elk Apple-apparaat. De Contacten-app bedient namelijk veel programma’s die je dagelijks gebruikt, denk daarbij aan de volgende apps: Telefoon, Mail, Kaarten, FaceTime, Schermdeling, Safari, Numbers, Berichten, Siri, Agenda, Pages, Foto’s, Herinneringen, Keynote, Systeeminstellingen, Zoek mijn, Notities, enz. Het is dus een fundamentele app waarvan de contactpersonenlijst compleet en goed moet zijn.
Overigens, je hoeft deze schoonmaak-actie maar op 1 enkel apparaat uit te voeren, want je synchroniseert al je apps en apparaten via iCloud neem ik aan!
We gaan contacten opschonen op een Mac!
Uitgangspunten
- De ‘kwaliteit’ van jouw contactenlijst is niet goed op orde, half ingevulde kaarten, dubbele kaarten, enz.
- ‘Wanneer ik dood ga, zadel ik ze met nóg een probleem op, pfff….’
- Je hebt misschien bij Google, Microsoft, enz. ook nog allemaal contacten staan
- Je hebt oude papieren lijsten met doorstrepingen, enz.
- Je hebt er geen zin in, maar je weet dat je er wel een keer wat aan moet doen
Herkenbaar? Lees verder!
Wat is ons einddoel?
- Op alle Apple-apparaten de zelfde contacten
- Geen dubbele ‘kaarten’
- Contacten staan nog maar bij één betrouwbaar bedrijf
- Geen 2 mensen op 1 ‘kaart’
- Geen papieren lijsten meer met doorstrepingen en schrijffouten
- Geen Word- of Excel-lijsten meer met allemaal verschillende inhouden
- Geen inconsequent ingevulde kaarten meer waar van alles op ontbreekt
- Allemaal apps die beter en handiger functioneren op basis van één goede centrale lijst
Contacten opschonen op een Mac: het stappenplan
A – Van meerdere bronnen naar maar één bron
B – Ontdubbelen (exact dezelfde namen)
C – Ontdubbelen (anders geschreven namen)
D – Niet meerdere personen op één kaart
E – De sortering controleren
F – Kaarten compleet maken en consequent invullen
G – De contactenlijst aanvullen
H – De synchronisatie controleren
I – Contacten opschonen op een Mac: Tot slot
A – Van meerdere bronnen naar maar 1 bron
Uitleg:
Mensen hebben bijna altijd contacten staan bij meerdere bedrijven. Advies: indien mogelijk, voeg die verschillende ‘gegevensbakjes’ met contacten die bij andere bedrijven staan, samen tot 1 centrale grote bak bij een veel betrouwbaarder bedrijf, Apple.
Doen:
Open de Contacten-app > Zoek in de navigatiekolom (altijd de linker kolom in alle apps) naar bijvoorbeeld Google > Selecteer de contacten die daar staan (zijn het er heel veel doe dit dan in parten) > Sleep ze naar de afdeling Alle iCloud.
De contacten die nog niet in Alle iCloud stonden zijn nu toegevoegd, er zijn daar dus geen dubbele contacten ontstaan bij deze sleep-actie.
Verwijder de afdeling Google uit de navigatiekolom van de Contacten-app: Open Systeeminstellingen > Internetaccounts > Selecteer het Google-account en verwijder het vinkje bij Contacten. Controleer in de Contacten-app of daar in de navigatiekolom de Google-afdeling nu weg is. Herhaal deze stappen voor Ziggo, Microsoft, enz.
B – Ontdubbelen (exact dezelfde namen)
Uitleg:
Een contactpersoon mag maar op 1 kaart staan. Staat ‘Petra van der Meer’ met die naam en een mailadres op laten we zeggen kaart A en staat ‘Petra van der Meer‘ met die naam en een telefoonnummer op laten we zeggen kaart B, dan is er sprake van een dubbele kaart. Die dubbele kaarten met exact de zelfde naam gaan we automatisch zoeken en ontdubbelen. De verschillende gegevensvelden zoals Mailadres, Telefoonnummer, enz. gaan hierbij nooit verloren, ze worden samengevoegd op de uiteindelijke kaart.
Doen:
Open de Contacten-app > Klik in de menu balk (helemaal bovenin het scherm) op Kaart > Klik op Zoek dubbele vermeldingen > Plaats eventueel het vinkje en klik op Voeg Samen.
TIP: Dit is een tijdsbespaarder die heel kort duurt en die je vaker in dit hele proces kunt uitvoeren.
C – Ontdubbelen (anders geschreven namen)
Uitleg:
In deze stap gaan we er voor zorgen dat kaarten die één en de zelfde persoon bevatten, maar waarvan de naam anders is geschreven, ook worden samengevoegd. Deze stap C is nodig omdat ‘Petra van der Meer‘ en ‘P. v.d. Meer‘ in stap B door de computer natuurlijk als 2 verschillende personen wordt gezien.
Doen:
Selecteer de 1e kaart zoals ‘Petra van der Meer‘, houd de Command-toets ingedrukt en selecteer ook ‘P. v.d. Meer‘. Klik boven in de menubalk op Kaart en kies Voeg geselecteerde kaarten samen. Controleer de overgebleven kaart.
D – Niet meerdere mensen op 1 kaart
Uitleg:
Het is begrijpelijk dat je soms 2 mensen op 1 kaart wil zetten, toch is dat geen goed idee. Op 1 kaart, hoort maar 1 persoon te staan, anders loopt het systeem spaak. Elke persoon heeft immers een ander mobiel nummer, een andere geboortedatum enz. Splitsen dus in 2 kaarten.
Doen:
In de Contacten-app open je de kaart met meerdere personen > Noteer de gegevens van de persoon die een eigen kaart gaat krijgen > Klik op de + om een nieuwe kaart aan te maken > Plaats de gegevens op de nieuwe kaart, vul hem verder aan en klik op Gereed.
E – De sortering controleren
Uitleg:
We gaan er voor zorgen dat op alle apparaten een kaart altijd op de juiste plek in de complete rij komt te staan. ‘Piet van der Kruk‘ komt dus bij de P te staan en niet bij de K of nog erger bij de V.
Doen:
Open de Instellingen door boven in de menubalk op de Contacten te klikken > Instellingen > Algemeen > Zorg er voor dat er Sorteer op Voornaam staat. En check meteen of onderaan Standaardaccount: iCloud staat.
Deze instelling synchroniseert niet, dus die moet je op je iPhone en iPad zo controleren:
open Instellingen > Contacten > Sorteer Voornaam.
F – Kaarten compleet maken en consequent invullen
Uitleg:
De meesten van ons komen uit de tijd van de papieren adreslijsten, Excel- en Word-documenten met namen en adressen, verjaardagskalenders, papieren agenda’s wellicht ook nog een Rolodex. Het behoeft geen verklaring dat daar diverse nadelen aan kleven. Maar we kunnen ze nu nog wel 1 keer gebruiken om onze kaarten mee aan te vullen. Daarna zou ik die gegevensdragers weggooien.
We gaan er voor zorgen dat alle gegevens van een persoon op nog maar 1 plek worden beheerd en bewaard. Wij gebruiken daar nu de Mac voor, maar we hebben straks 1 centrale personendatabase die gelijk is op al onze apparaten!
Doen:
Open de Contacten-app > Open de eerste kaart > Controleer:
A Voornaam met een hoofdletter
B Tussenvoegsel vooraan in het achternaam-veld voor de achternaam / volledig, dus bij achternaam staat dan: van der Kruk
C Telefoonnummer mobiel en vast, eventueel werk / pas het label aan waar nodig door er op te klikken
D Controleer het mailadres
E Vul het adres in indien bekend
F Vul bij Jarig de geboortedatum in of alleen de verjaardagsdatum
G Belangrijk: alles wat je weet van een persoon komt hier op deze kaart te staan
TIP: dit is een forse klus, spreek met je zelf af iets als: Ik doe er 10 per dag, niet meer
G – De contactenlijst aanvullen
Uitleg:
We gaan de contactenlijst compleet maken met personen waarmee je gemaild hebt en die nog niet in de Contacten-app staan, maar die daar wel een plaatsje in verdienen.
Doen:
Sluit de Contacten-app en open de Apple-Mail-app > Klik bovenin de menubalk op Venster > Klik op Geadresseerdenoverzicht, dit is een soort log-lijst, het is dus niet de contacten-lijst. Je ziet 4 kolommen, de eerste smalle is interessant, want daar zie je staan of iemand al dan niet in je contactenlijst staat. Selecteer met de Command-toets ingedrukt de personen die nog niet in je contactenlijst staan, maar die daar wel in mogen komen te staan > Klik na het selecteren rechts onderaan in het scherm op Zet in contacten.
OPM.: Ook dit is een tijdsbespaarder! Zonder een letter te typen heb je nu namen en mailadressen in je Contacten-app geplaatst!
TIP: Dit is ook de plek waar je dat ene mailadres verwijdert, met die typfout die steeds weer opduikt!
H – De synchronisatie controleren
Uitleg:
Het ‘Contacten opschonen op een Mac’ hoef je maar op 1 apparaat uit te voeren. iCloud-synchronisatie doet de rest. Dat gaan we in deze laatste stap controleren.
Doen:
Nu we het op de Mac goed voor elkaar hebben, moet dat ook zo zijn op de andere apparaten.
De Mac: Systeeminstellingen > Klik op je naam > Klik op iCloud > Zet een vink bij Contacten.
De iPhone/iPad: Instellingen > Klik op je naam > Klik op iCloud > Zet een vink bij Contacten.
TIP: Wil je de synchronisatie echt zien werken? (Leuk!) Doe dan het volgende:
Open www.icloud.com, log in, open daar de contacten-afdeling en maak het venster iets kleiner.
Open de Contacten-app op de Mac en zet dat venster naast het Safari-venster.
Open de Contacten-app op de iPhone of iPad.
Wijzig op de Mac een willekeurige naam (vergeet niet de wijziging met Gereed af te sluiten) en kijk of dat ook gebeurt op de andere apparaten!
I – Contacten opschonen op een Mac: Tot slot
Wanneer je helemaal tot hier bent gekomen: chapeau! Je hebt de kwaliteit van jouw centrale contactenlijst voor de komende jaren fors verbeterd! Nu kan je gewoon tegen je iPhone zeggen: “Route naar Petra van der Meer“, of “Bel Piet van der Kruk” of “Hoe oud is Mia van Essen?” of “Hoe lang is het fietsen naar Elly Pietersen?” Heb je vragen, lukt het niet, wil je het gewoon samen doen? Neem contact op!
