Ik ben al mijn mailmappen kwijt!

Het gebeurt nog wel eens dat mensen mij bellen en zeggen: “Ik ben al mijn mailmappen kwijt!” Ik hoor dan enige paniek en dat is wel terecht, want mailmappen hebben mensen natuurlijk niet voor niets gemaakt. Mail is een van de meest gevraaged hulp-items. Alhoewel, daar is eerst nog wel iets over te zeggen.

Zijn mailmappen überhaupt wel nodig?

Zelf vind ik dat ze niet nodig zijn. Waarom? Nou, het kost je tijd en je moet het consequent bijhouden en daar heb ik geen zin in. Hoe ik dan mailtjes terug vind? Gewoon door mijn Mac de opdracht te geven om te zoeken. Een Apple computer is, vind ik, ongeëvenaard als het om zoeken gaat. Daaraan kan je echt zien dat het Apple systeem volstrekt anders en slimmer is opgebouwd dan ‘het andere eiland’. Wanneer ik een mail zoek, dan weet ik wat van die mail. Bijvoorbeeld de afzender, het onderwerp, een woord, een periode, enz. Zo kan je in het zoekveld rechts boven in de Apple Mail app invoeren: januari 2018 of een afzender of een of meerdere woorden. Of: alles. Dus typ de zoekcriteria gewoon achter elkaar met spaties er tussen. Zorg daarbij wel dat je aangeeft dat je in ‘Alle inkomend” zoekt, als je niet meer zeker weet via welk mailaccount het gezochte mailtje is binnen gekomen.
Op die wijze vind ik eigenlijk altijd het mailtje dat ik zoek tussen de andere ±12.000. Daarom werk ik niet met zelf gemaakte onderwerp-mappen. Ik zie vaak bij klanten dat die onderwerp-mappen dan ook nog staan in ‘Op deze Mac’. En dat is niet handig, want daar zit ook bijna altijd de oorzaak van het kwijt zijn van alle mailmappen. Maar daarover straks meer.

Mail bewaren of weggooien?

Tip: Gooi alleen onbelangrijke mail zoals nieuwsbrieven, weg en laat alle andere mail staan. Dat is een archief voor mij. Nieuwsbrieven: meld je af als je ze eigenlijk zelden of nooit bekijkt. Eens per jaar sorteer ik ‘Alle inkomend’ op afzender en dan vind je snel alle nieuwsbrieven van b.v. de Hema bij elkaar staan. Daarvan selecteer ik dan de eerste mail en de laatste mail selecteer ik dan terwijl ik shift ingedrukt houd en dan kan ik ze in 1 handeling verwijderen.

Het voorkomen, de oorzaak en de oplossing van verdwenen mailmappen:

Voorkomen

• Maak geen lokale onderwerp-mailmappen meer, want zoeken werkt heel goed.
• Wil je toch wel verder met jouw bestaande mailmappen, versleep ze dan naar de mailserver van dat mail-account. Onderaan je postbussenlijst staat ergens HetNet, of KPNMail, of Ziggo, of Gmail, enz. Sleep ze daar een voor een op. Lukt dat niet, maak daar dan een map aan en sleep groepen mails naar die nieuwe map. Ga daartoe met de muis op de providernaam staan, dan verschijnt er een plus-icoontje. Klik daarop en dan kan je daar de nieuwe niet-lokale onderwerp-mailmap aanmaken. Die ontstaat dus op de mailserver. Handig, want dan zie je die niet lokale onderwerp-mailmappen ook meteen op je andere apparaten, want die ontbraken voor die tijd doordat ze alleen lokaal op je Mac stonden. Mooie bijvangst dus!
• Kijk wel uit, meestal krijg je van je mailprovider ongeveer 20 Gb aan ruimte. Daar moet je wel rekening mee houden. Je kunt dat controleren door met rechts te klikken op de inbox van bijvoorbeeld KPN in de mail-app. Daar zie je meteen hoeveel ruimte er in gebruik is.

De oorzaak

Ik gaf het al aan: mensen maken graag onderwerp mailmappen aan. Ze beseffen daarbij echter niet dat ze dat doen in de afdeling ‘Op deze Mac’. Wanneer dat zo is, waar bevindt zich dat mailtje dan als het verplaatst wordt van de inbox naar bijvoorbeeld die map ‘Verzekeringen’? Antwoord: niet meer in de inbox in de Apple Mail app, maar daardoor ook niet meer op de mailserver van bijvoorbeeld de KPN. Waar dan nog wel: alleen in een mapje ‘Op mijn Mac’. Wat zijn daarvan de consequenties?

• Wanneer je de Mac verkoopt of weggeeft dan wordt er, als het goed is, een bepaalde procedure doorlopen. Daardoor is die lokale mailmap dus weg.
• Als er geen Time Machine backup is, dan zijn al die mailmappen allemaal voorgoed weg.
• Is er wel een Time Machine backup, dan kan het een zeer lastige technische en tijdrovende klus zijn om al die lokaal opgeslagen mailmappen weer goed opnieuw op te bouwen. Helaas moet ik dat wel eens doen. Zie hieronder bij ‘Oplossing’.

De oplossing

---