Optimaliseren van documenten op een Mac

Veel mensen weten niet genoeg van het optimaliseren van documenten op een Mac. En dat is jammer, want dan ga je twijfelen en kies je maar de voor jou bekende weg. Dit artikeltje gaat over opslaan van documenten, iCloud en opslagruimte op je Mac. Daar gaan we!

Vooraf

Een Mac heeft een bepaalde hoeveelheid (‘harde schijf-‘) ruimte om jouw producten op te slaan. Denk daarbij aan foto’s, downloads, documenten, enz. Tegenwoordig vind je steeds minder echte harde schijven in Mac’s, maar wel SSD’s. Ik gebruik hier nog wel de termen ‘harde schijf’ en ‘harde schijfruimte’ omdat die begrippen voor veel mensen heel gangbaar zijn.

In dit artikel wordt er vanuit gegaan dat documenten staan in de map Documenten, hoe simpel kan het zijn? Daarnaast gaan we er van uit dat de mappen Documenten en Bureaublad met iCloud worden gesynchroniseerd. Ik kan dit sterk aanraden om te doen! Want als jouw documenten alleen maar op jouw computer en op de Time Machine reserve kopie staan op de externe schijf, dan ben je alles definitief kwijt bij brand, diefstal, enz.
Hoe controleer je of de mappen Documenten en Bureaublad met iCloud worden gesynchroniseerd? Simpel: Ga naar Systeeminstellingen > Klik op je naam > iCloud > iCloud-Drive > controleer of de mappen Documenten en Bureaublad gesynchroniseerd worden.

Wat is optimaliseren?

Wanneer jouw harde schijf aardig vol gaat raken, dan zal macOS, je besturingssysteem, tegenwoordig zelfstandig op de achtergrond slim aan de slag gaan om ruimte vrij te maken, je merkt daar dus niets van.

Stel, je hebt in de Finder binnen de map Documenten een Pages-document staan met de naam ‘Solex-tocht.pages’ dat 434 kb groot is. Wanneer jouw besturingssysteem vindt dat er ruimtegebrek dreigt te ontstaan, dan wordt de inhoud uit dat document verwijderd, maar de bestandsnaam blijft in de Finder gewoon zichtbaar. Je kunt dan aan het document zien in de Finder dat het een ‘lege huls’ is geworden want dan staat er een wolkje met een downloadpijltje achter. Dus dat document neemt dan geen ruimte meer in? Inderdaad! Je kunt dat zelf controleren: Klik in de Finder met rechts op het document waar zo’n icoontje achter staat > Toon info > daar zie je bij Grootte achteraan staan: 0 bytes op schijf. Wees gerust, wanneer je dat document opent om te bewerken, dan downloadt MacOS de inhoud vliegensvlug en is de ‘lege huls’ weer gevuld en kan je het gewoon weer bewerken.

Voor- en nadelen?

Over de voordelen kunnen we kort zijn: het zorgt automatisch voor meer vrije ruimte op je harde schijf.

Er is echter één nadeel, maar daar zal je in Nederland niet zo snel tegen aanlopen. Als je gaat naar een plek waar geen wifi beschikbaar is EN je wil gaan verder werken aan een wat ouder document (macOS gaat nooit ‘lege hulzen’ maken van recente bestanden) EN je hebt je iPhone als Persoonlijk hotspot, niet bij je, dan heb je een probleem. Maar laten we eerlijk zijn, die combi kom je niet vaak tegen. Bovendien, als je verder leest heb ik daar oplossingen voor.

Optimaliseren gaat automatisch, heb ik dan geen invloed?

Ja, het gaat automatisch, maar als je wil dan kan je op dat optimaliseren van documenten toch wel invloed uitoefenen! En daar zit dan dus ook de oplossing voor het hierboven genoemde nadeel. Hoe dan?

Je kunt dat autonome achtergrondproces van optimaliseren van documenten gewoon aan- of uitzetten: Systeeminstellingen > Klik op je naam > iCloud > Optimaliseer Mac-opslag. Mijn advies voor de meeste mensen: Laat het aan staan. Hij gaat pas aan de gang met optimaliseren wanneer er ruimtegebrek dreigt te ontstaan. Voor die tijd doet hij dus niets. Maar kom jij regelmatig in die ALS – EN – EN – EN – situatie zoals hier boven beschreven onder het kopje Voor- en nadelen, dan kan het raadzaam zijn om dat vinkje uit te zetten.

Over invloed gesproken, stel je weet van tevoren dat je in die ALS – EN – EN – EN – situatie terecht gaat komen, dan kan je heel simpel een document dat een ‘lege huls’ is geworden zelf van tevoren downloaden! Dat kan je ook met een groep documenten of met een of meerdere mappen doen. Hoe doe je dat?

Klik met rechts op het document, of op de groep documenten, of op de map of op de mappen en kies Download nu. Voilá! Je zult dan ook zien dat het download-icoontje verdwenen is.

Tip: Doe even het volgende, want dan begrijp je het helemaal:

• Finder > selecteer twee documenten waar een wolkje met een downloadpijltje achter staat. Dat betekent dus ‘ik ben een lege huls’.
• Klik met rechts op die twee documenten en kies Download nu. Met die actie wordt de inhoud dus weer beschikbaar op de Mac, Bewijs: er staat geen wolk-icoontje meer achter.
• Finder > selecteer die twee documenten waar geen wolkje meer achter staat. Klik met rechts op die twee documenten en kies Verwijder download. Met die actie wordt de inhoud dus weer verwijderd van de Mac, Bewijs: er staat weer een wolkje met een downloadpijltje achter.

Wil je de betekenis weten van alle wolkjes? Kijk dan hier!

Zo, nu heb je iets geleerd wat maar heel weinig mensen echt goed snappen! En vind je het toch lastig en ben je onzeker ov of je dit zelf kan, neem dan even contact op.

---