Veel mensen komen vanuit een Windows-omgeving naar de Mac toe. Zij merken dan dat het werken met documenten op een Mac toch anders verloopt. Maar vaak blijven zij op de Mac op de zelfde manier werken met documenten zoals ze dat gewend waren op hun oude Windows-PC. En dat is jammer.
Regelmatig zie ik bij mijn klanten overblijfselen van die vroegere werkwijzen, we veranderen dan de denkwijze, de handelwijze en vaak passen we dan ook de bestands-ordening aan. Het resultaat is dan op één plek al je documenten op een heldere manier geordend.
Vooraf
- Ik heb het in dit artikel niet over de verschillende betaalde Microsoft Office versies, maar over Pages, Numbers en Keynote van Apple. Voor verreweg de grootste groep Mac-gebruikers raad ik de laatst genoemde gratis apps aan.
- Dit artikel is gebaseerd op de huidige gebruikte besturingssytemen macOS Ventura en macOS Sonoma. Heb je een van beiden nog niet, dan kan het zijn dat het er bij jou iets anders uitziet.
- Waar hieronder gesproken wordt over Pages, kan ook Numbers of Keynote worden gelezen.
- Dit artikel zal regelmatig uitgebreid zal worden.
Wat is dat?
- Bestandsbeheer = Hoe je jouw bestanden / documenten organiseert, ordent, mappen maakt, etcetera.
- Dock = De balk met programma-icoontjes (meestal) onder in het scherm.
- Locatie = De plek die je kiest om een document op te slaan, vaak is het een map in de map Documenten.
- Spotlight = Is de slimme en snelle zoekmachine van elke Mac, je kunt hem starten door op het vergrootglaasje te klikken rechts boven in het scherm, of door de Command-toets ingedrukt te houden en een maal te tikken op de spatiebalk.
- Launchpad = App die alle apps op je Mac op 1 of meerdere schermen mooi presenteert. Heb je een oude versie van macOS, dan is het Launchpad-icoon herkenbaar aan een soort raketje (je lanceert een app, vandaar). Heb je een modernere versie, dan is het Launchpad-icoon herkenbaar in het Dock aan 9 gekleurde vierkantjes.
- Documenten: producten van Microsoft Office en soortgelijke verzamelingen programma’s zoals iWorks van Apple. Voorbeelden van die producten zijn Word-, Excel-, en PowerPoint-bestanden, Pages-, Numbers-, en KeyNote-bestanden, maar natuurlijk op PDF-bestanden en scans van een scanner.
- Pad = De reeks mappen die je moet aanklikken om uiteindelijk bij een document te komen, bijvoorbeeld: Documenten > Werk > School > Vergaderingen > Sectie-vergaderingen > Notulen.
- Bullet = Punt die in een lijst een item aangeeft.
- iCloud Drive = De afdeling binnen jouw iCloud-omgeving waar documenten kunnen staan.
1 Het controleren of je Pages hebt op je Mac
- Zoek met Spotlight op je Mac of je Pages.app er op hebt staan.
- Ja? Ga door met stap 2.
- Nee? Open de AppStore app > Zoek > Pages > Download. Nu staat hij in Launchpad > versleep hem vanuit Launchpad naar het Dock.
2 Het maken van een nieuw Pages-document
- Dubbelklik op het Pages-icoon in het Dock onderin het scherm.
- Kies een sjabloon en kies Maak aan.
3 Het opslaan van een nieuw Pages-document
- Klik op de rode knop.
- Geef het document een passende naam.
- Staat er achter Locatie een knopje met een pijltje naar beneden? Klik daar op, dan wordt de Finder zichtbaar en kan er genavigeerd worden naar de juiste map. Klik dan op Bewaar. Staat er achter Locatie geen knopje met een pijltje naar beneden? Dan is de Finder zichtbaar en kan er genavigeerd worden naar de juiste map. Klik dan op Bewaar.
- Op een Mac hoef je dus maar eenmalig na te denken over de locatie van een nieuw document. Daarna kan je die locatie vergeten. Je opent het zoals beschreven bij punt 4 hieronder.
- Belangrijk: Maak het jezelf gemakkelijk en simpel, sla documenten alleen maar op in de map Documenten, het liefst in een submap van de map Documenten.
4 Het openen van een onlangs bewerkt Pages-document
- Klik met rechts in het Dock op het programma-icoon waarmee het document is gemaakt, bijvoorbeeld het Pages-icoon.
- Je ziet nu een lijstje met onlangs bewerkte documenten, met de meest recente altijd onderaan. Klik op het te bewerken document.
- Tip: zorg er eenmalig voor dat de lijst met onlangs bewerkte documenten meer dan 10 items kan bevatten: Systeeminstellingen > Bedieningspaneel > Kies 50 bij Recente documenten apps en servers.
- Opmerking: Het is dus eigenlijk niet meer nodig om naar de Finder te gaan om een bestaand document te zoeken!
5 Het opslaan van een bestaand Pages-document dat net bewerkt is
- Klik op de rode knop. Ja inderdaad, dat is alles!
6 Het zoeken van een Pages-document dat kwijt is
- Is de naam van het document bekend? Klik dan op het vergrootglas-icoon rechts boven in het scherm. Typ dan in het zoekvenster van Spotlight de naam van het document of een gedeelte er van.
- Is de naam van het document niet bekend, maar is wel bekend of het een Pages document is en dat er de woorden ‘uitnodiging’ en ‘vergadering’ in de tekst had staan? Typ dan in het zoekvenster van Spotlight bijvoorbeeld: soort: Pages uitnodiging vergadering
- Om te weten te komen waar het bestand zich bevindt: ga met de pijltjestoetsen naar de juiste regel in de rij met Spotlight-resultaten en houd dan de Command-toets ingedrukt. De locatie staat dan achter de naam van het gevonden document!
- Om het gevonden document te openen, klik je op het document.
7 Waar staat een opgeslagen, geopend Pages-document?
- Boven in het geopende Pages documentvenster zie je de naam van het document staan. Vlak daar voor staat een klein icoontje. Klik met rechts op dat kleine icoontje. Dan zie van onder naar boven het ‘pad’ waar het document zich bevindt!
8 Het verbeteren van het bestandsbeheer
- Dit punt, Het verbeteren van het bestandsbeheer is best lastig en soms tricky. Neem contact op als het je te moeilijk wordt, dan doen we het samen.
- Belangrijk: Wil je simpel en eenvoudig je documenten organiseren? Zorg er dan voor dat al je documenten die je ergens hebt, komen te staan op maar 1 plek: de map Documenten. Dus niet in: de map downloads / de map Pages in iCloud Drive / het bureaublad / los in iCloud-Drive / USB-drives / de homefolder van je computeraccount / enz.
- Zorg er voor dat jouw documenten niet alleen lokaal op je Mac staan, maar ook in iCloud. Systeeminstellingen > Klik op je naam > iCloud > iCloud Drive > Controleer of iCloud Drive aan staat > Opties > Zet een vink bij Map ‘Bureaublad’ en ‘Documenten’. Nu staan je documenten gelukkig ook in iCloud, want is er een keer sprake van een calamiteit zoals brand, of diefstal, dan heb je toch nog de beschikking over al je documenten! Daarna kan je de term iCloud-Drive gewoon vergeten, want vanaf nu gebruik je alleen nog maar de map Documenten. Die synchroniseert nu stilletjes op de achtergrond met iCloud-Drive!
- Controleer of er ooit documenten zijn terecht gekomen op andere plekken dan de map Documenten. Dat kan bijvoorbeeld zijn iCloud Drive, iCloud Drive/Pages, of iCloud Drive/Numbers. Is dat zo, verplaats die dan naar de map Documenten.
- Verwijder iCloud-Drive uit de navigatiekolom (linker kolom) van de Finder, door er met rechts op te klikken en dan te kiezen voor Verwijder uit navigatiekolom. Je hebt die namelijk niet meer nodig. In de Finder staat als het goed is in de navigatiekolom onder de afdeling iCloud alleen nog maar Documenten en Bureaublad. En als je iCloud Drive laat staan, dan vergroot je daarmee het risico dat je daar later toch weer documenten gaat plaatsen. Bedenk dat alles wat in de map Documenten staat of komt te staan, ook in iCloud staat, of komt te staan. Dat komt door de derde bullet in deze stap 8.
- Werken met documenten op een Mac zal op deze wijze beter gaan!
9 Niet doen!
Het is al eerder gezegd: Houd het voor jezelf simpel: in een Apple-omgeving horen foto’s in de foto-bibliotheek en documenten in de map Documenten. Dat betekent dus dat er niet ook op de onderstaande plekken foto’s en documenten moeten staan:
- Niet op het Bureaublad.
- Niet in de Downloadmap
- Niet in de Prullenbak
- Niet in de map iCloud-drive
- Niet in de Pages-map in de iCloud Drive-map
- Niet in het hoogste niveau van jouw gebruikers-account
- Niet in het hoogste niveau van de harde schijf
