Werken met documenten op een Mac

Werken met documenten op je Mac gaat anders

Veel mensen komen vanuit een Windows-omgeving naar de Mac toe. Zij merken dan dat het werken met documenten op een Mac toch anders verloopt. Maar vaak blijven zij op de Mac op de zelfde manier werken met documenten zoals ze dat gewend waren op hun oude Windows-PC. En dat is jammer.
Regelmatig zie ik bij mijn klanten overblijfselen van die vroegere werkwijzen. We veranderen dan de denkwijze en de handelwijze. Vaak passen we dan ook het bestandsbeheer aan. Het resultaat is dan dat je nog maar op één plek al je documenten hebt, die op een heldere manier geordend zijn. Heerlijk!

Vooraf

• Ik heb het in dit artikel niet over de verschillende betaalde Microsoft Office versies, maar over Pages, Numbers en Keynote van Apple. Voor verreweg de grootste groep Mac-gebruikers raad ik de laatst genoemde gratis apps van Apple aan.
• Dit artikel is gebaseerd op het huidige besturingssyteem. Heb je dat niet, dan kan het zijn dat het er bij jou iets anders uitziet.
• Waar hieronder gesproken wordt over Pages, kan ook Numbers of Keynote worden gelezen.
• Dit artikel zal regelmatig uitgebreid zal worden. (Wil je nu al weten hoe je een handtekening onder een Pages-document zet? Kijk hier!)
• Onder de Verklaring van termen staan diverse procedures, allemaal situaties die te maken hebben met het werken met documenten op een Mac. Ze zijn genummerd voor het gemak, maar er zit geen volgorde in die je achter elkaar moet uitvoeren. Dus wil je bijvoorbeeld weten hoe je een bestaand Pages document moet openen, dan heb je procedure 4 nodig.

Verklaring van de termen

• Bestandsbeheer = Hoe je jouw bestanden / documenten organiseert, ordent, mappen maakt, etcetera.
• Dock = De balk met programma-icoontjes (meestal) onder in het scherm.
• Locatie = De plek die je kiest om een document op te slaan, vaak is het een map in de map Documenten.
• Spotlight = Is de slimme en snelle zoekmachine van elke Mac. Je kunt hem starten door op het vergrootglaasje te klikken rechts boven in het scherm, of door de Command-toets ingedrukt te houden en een maal te tikken op de spatiebalk.
• Deel-icoon = Vierkantje met een pijltje naar boven. Kan ook: Menubalk > Archief > Deel.
• Launchpad = App die alle apps op je Mac op 1 of meerdere schermen mooi presenteert. Heb je een oude versie van macOS, dan is het Launchpad-icoon herkenbaar aan een soort raketje (je ‘lanceert’ een app, vandaar). Heb je een modernere versie, dan is het Launchpad-icoon herkenbaar in het Dock aan 9 gekleurde vierkantjes.
• Geef CMD+p = Houd de Command-toets ingedrukt en tik 1 x op de letter P. Hiermee open je het Print- en PDF-menu.
• Klik met rechts = Of, tik met 2 twee vingers (wijs- + middelvinger naast elkaar) ergens op het trackpad, of rechtsklik met de muis, of klik / tik met de ctrl-toets ingedrukt.
• Documenten = producten van Microsoft Office en soortgelijke verzamelingen programma’s zoals iWorks van Apple. Voorbeelden van die producten zijn Word-, Excel-, en PowerPoint-bestanden, Pages-, Numbers-, en Keynote-bestanden. Maar natuurlijk op PDF-bestanden en scans van een scanner.
• Pad = De reeks mappen die je moet aanklikken om uiteindelijk bij een document te komen, bijvoorbeeld van een pad: Documenten > Werk > School > Vergaderingen > Sectie-vergaderingen > Notulen.
• Bullet = Punt die in een lijst een item aangeeft.
• iCloud Drive = De afdeling binnen jouw iCloud-omgeving waar documenten kunnen staan.

1 Het controleren of je Pages hebt op je Mac

• Zoek met Spotlight op je Mac of je Pages.app er op hebt staan.
• Ja? Ga door met stap 2.
• Nee? Open de AppStore app > Zoek > Pages > Download. Nu staat hij in Launchpad > versleep hem vanuit Launchpad naar het Dock.

2  Het maken van een nieuw Pages-document

• Dubbelklik op het Pages-icoon in het Dock onderin het scherm.
• Kies een sjabloon en kies Maak aan.

3  Het opslaan van een nieuw Pages-document

• Je bent klaar met het document dus klik je op de rode knop.
• Geef het document een passende naam.
• Staat er achter Locatie een knopje met een pijltje naar beneden? Klik daar op, dan wordt de Finder zichtbaar. Open de map Documenten en navigeer dan eventueel naar de juiste map. Klik dan op Bewaar. Staat er achter Locatie geen knopje met een pijltje naar beneden? Dan is de Finder al zichtbaar en kan er via de map Documenten genavigeerd worden naar de juiste map. Klik dan op Bewaar.
• Op een Mac hoef je dus maar eenmalig na te denken over de locatie van een nieuw document. Daarna kan je die locatie vergeten. Je opent het net opgeslagen document zoals beschreven bij punt 4 hieronder.
• Belangrijk: Maak het jezelf makkelijk en simpel, sla documenten alleen maar op in de map Documenten, het liefst in een submap van de map Documenten.

4  Het openen van een al bestaand Pages-document

• Klik met rechts in het Dock op het programma-icoon waarmee het document is gemaakt, bijvoorbeeld op het Pages-icoon.
• Je ziet nu een lijstje met onlangs bewerkte documenten, met de meest recente altijd onderaan. Klik op het te bewerken document.
• Tip: zorg er eenmalig voor dat de lijst met onlangs bewerkte documenten meer dan de standaard 10 items kan bevatten. Dat doe je zo: Systeeminstellingen > Bedieningspaneel > Scroll naar beneden en kies 50 bij Recente documenten apps en servers.
• Opmerking: Het is dus eigenlijk niet meer nodig om naar de Finder te gaan om een bestaand document te zoeken!

5  Het opslaan van een bestaand Pages-document dat net bewerkt is

• Klik op de rode knop. Ja inderdaad, dat is alles!

6  Het zoeken van een Pages-document dat kwijt is

• Is de naam van het document bekend? Klik dan op het vergrootglas-icoon rechts boven in het scherm. Typ dan in het zoekvenster van Spotlight de naam van het document of een gedeelte er van. Hoe minder je typt, hoe meer resultaten je te zien krijgt.
• Is de naam van het document niet bekend, maar is wel bekend of het een Pages document is en dat er de woorden ‘uitnodiging’ en ‘vergadering’ in de tekst had staan? Typ dan in het zoekvenster van Spotlight bijvoorbeeld: soort: Pages uitnodiging vergadering
• Om te weten te komen waar het bestand zich bevindt: ga met de pijltjestoetsen naar de juiste regel in de rij met Spotlight-resultaten en houd dan de Command-toets ingedrukt. De locatie staat dan achter de naam van het gevonden document!
• Om het gevonden document te openen, klik je op het document.

7  Waar staat een opgeslagen, geopend Pages-document?

• Boven in het geopende Pages documentvenster zie je de naam van het document staan. Vlak daar voor staat een klein icoontje. Klik met rechts op dat kleine icoontje. Dan zie van onder naar boven het ‘pad’ waar het document zich bevindt!

8 Het omzetten van een bestaand Word document naar een nieuw Pages document

• Heb je geen MS-Office (Word) meer op je Mac: Dubbelklik op bijvoorbeeld Vergadering.docx. Pages zet het Word-document om naar een Pages document waar je meteen aan verder kunt werken.
• Heb je nog wel MS-Office (Word) op je Mac: Klik met rechts op Vergadering.docx en kies Open met > Pages. Pages zet het Word-document om naar een Pages document waar je meteen aan verder kunt werken.
• Klaar met bewerken van de nieuwe Pages variant? Zie punt 3.
• Opmerking 1: Moet je dit met al die Word documenten zo doen om ze allemaal ome zetten naar een Pages-variant? Nee! Je doet dat alleen met een Word document dat je wil wijzigen.
• Opmerking 2: Het resultaat van punt 8 is dat je daarna twee documenten hebt: enerzijds het oude Word document waar je niet meer mee verder werkt en dat je eventueel zou kunnen verwijderen. Anderzijds het nieuw Pages document waar je gewoon verder mee werkt in de toekomst.
• Opmerking 3: Als je MS-Office (Word) van je Mac hebt gehaald, dan hoef je bullet 2 van punt 8 nooit meer zo te doen. Dan volstaat het dubbelklikken op het Word-document.

9 Het mailen van een bestaand Pages document

• Klik met rechts op het Pages-icoon in het Dock en kies het document dat je wil mailen naar iemand.
• Klik op het Deel-icoon dat rechts boven in het geopende Pages scherm staat > Kies Mail.
• Een leeg mailtje opent en het Pages document is toegevoegd.

10 Het mailen van een bestaand Pages document als Word document

• Klik met rechts op het Pages-icoon in het Dock en kies het Pages document dat je wil mailen naar iemand als Word document.
• Klik op het Deel-icoon dat rechts boven in het geopende Pages scherm staat > Kies Exporteer en verstuur.
• Kies Word > Kies Stuur een kopie > Kies Mail.
• Opmerking: Je kunt als Apple / Pages gebruiker dus Word-documenten versturen zodat de mensen uit het verenigingsbestuur die nog geen Apple omgeving hebben;-) het ook kunnen openen en wijzigen.

11 Het mailen van een bestaand Pages document als PDF document

• Klik met rechts op het Pages-icoon in het Dock en kies het Pages document dat je wil mailen naar iemand als PDF document.
• Klik op het Deel-icoon dat rechts boven in het geopende Pages scherm staat > Kies Exporteer en verstuur.
• Kies PDF > Kies Stuur een kopie > Kies Mail.

12 Met Pages een nieuw PDF document maken en opslaan

• Dubbelklik op het Pages-icoon in het Dock onderin het scherm.
• Kies een sjabloon en kies Maak aan en maak de tekst/inhoud.
• Klaar? > Geef CMD+p > Klik onderaan in het Print- en PDF scherm op PDF.
• Geef het PDF document een naam en een locatie (procedure 3) > Kies Bewaar.
• Opmerking: Je hebt nu een PDF document gemaakt dat niet is opgeslagen als Pages document maar wel direct als PDF document.

13 Mail mij als je hier eentje mist! info@meermetmijnmac.nl

14  Het verbeteren van het bestandsbeheer

• Dit punt, Het verbeteren van het bestandsbeheer is best lastig en soms tricky. Neem contact op als het je te moeilijk wordt, dan doen we het samen.
• Belangrijk: Wil je simpel en eenvoudig je documenten organiseren? Zorg er dan voor dat al je documenten die je ergens hebt, komen te staan op maar 1 plek: de map Documenten. Dus niet in: de map downloads + DropBox + de map Pages in iCloud Drive + het bureaublad + los in iCloud-Drive + USB-drives + GoogleDrive + de homefolder van je computeraccount + OneDrive + enz.
• Zorg er voor dat jouw documenten niet alleen lokaal op je Mac staan, maar ook in iCloud. Systeeminstellingen > Klik op je naam > iCloud > iCloud Drive > Controleer of iCloud Drive aan staat > Opties > Zet een vink bij Map ‘Bureaublad’ en ‘Documenten’. Nu staan je documenten gelukkig ook in iCloud, want is er een keer sprake van een calamiteit zoals brand, of diefstal, dan heb je toch nog de beschikking over al je documenten! Daarna kan je de term iCloud-Drive gewoon vergeten, want vanaf nu gebruik je alleen nog maar de map Documenten, wat heerlijk simpel! Die synchroniseert nu stilletjes op de achtergrond met iCloud-Drive! Als je wil weten hoe MacOS zelfstandig ruimte gaat maken op een Mac, dan moet je even hier kijken.
• Verwijder iCloud-Drive uit de navigatiekolom (linker kolom) van de Finder, door er met rechts op te klikken en dan te kiezen voor Verwijder uit navigatiekolom. Je hebt die namelijk niet meer nodig. In de Finder staat als het goed is in de navigatiekolom onder de afdeling iCloud alleen nog maar Documenten en Bureaublad. En als je iCloud Drive laat staan, dan vergroot je daarmee het risico dat je daar later toch weer documenten gaat plaatsen. Bedenk dat alles wat in de map Documenten staat of komt te staan, ook in iCloud staat, of komt te staan. Dat komt door de derde bullet in deze stap 8.
• Werken met documenten op een Mac zal op deze wijze beter gaan!

9 Niet doen!

Het is al eerder gezegd: Houd het voor jezelf simpel: in een Apple-omgeving horen foto’s in de foto-bibliotheek en documenten in de map Documenten. Dat betekent dus dat er niet ook op de onderstaande plekken foto’s en documenten moeten staan:

• Niet op het Bureaublad.
• Niet in de Downloadmap
• Niet in Dropbox
• Niet in de Prullenbak
• Niet op een paar USB-stickjes
• Niet in de map iCloud-drive
• Niet in de Pages-map in de iCloud Drive-map
• Niet in het hoogste niveau van jouw gebruikers-account
• Niet in OneDrive
• Niet in het hoogste niveau van de harde schijf

Hulp bij de overgang naar Pages, enz.

Je wil van Microsoft Office / Microsoft 365 / Microsoft 365 Copilot af? (€ 99,00 per jaar!) Je wil dat de overgang naar Pages, Numbers en Keynote soepel gaat verlopen? Neem dan even contact op, velen gingen je al voor!

---